Industrialiser le
Deal-to-Sign B2B
Méthodologie du cadrage
Une approche produit orientée utilisateur, centrée sur la compréhension des processus métier et l'identification des leviers de transformation.
Immersion
Interviews exploratoires avec chaque équipe métier (Commerce, Energy Management, Product, IT). Compréhension du contexte, des outils et des points de douleur.
Cartographie
Mapping des 7 processus clés du Deal-to-Sign (A→G). Analyse des flux de données, des interactions entre équipes et des outils utilisés.
Diagnostic
Identification et scoring des irritants (1→10). Chiffrage des gains par processus. Data dictionnaires renseignés par les équipes Mint.
Vision cible
Définition du TO-BE pour chaque processus. Architecture de données, user journeys cibles et priorisation des leviers de transformation.
Sources du cadrage
6 ateliers menés en février 2026 avec les équipes Commerce (Pierre, Julien), Energy Management (Anaïs, Nicolas), Product (Sadri) et IT (Frédéric). 4 Data Dictionnaires renseignés par l'équipe. Cartographie Miro existante analysée.
Périmètre du cadrage
Le cadrage couvre le processus commercial B2B de bout en bout — de l'entrée du deal jusqu'à la signature du contrat.
Ventes internes sur-mesure
Processus Deal-to-Sign pour les clients >300 MWh/an. 30% des prospects mais l'essentiel de la valeur B2B. Cotation personnalisée par l'Energy Management.
Ventes internes sur grille
70% des prospects, processus plus simple avec tarification standardisée. Les grandes étapes sont similaires au sur-mesure — bénéficie de la même automatisation.
7 processus analysés (A → G)
A. Collecte & envoi EM
Récolte des données prospect, consultation SGE/Ellipro, constitution de la fiche navette, envoi à l'EM.
B. Cotation tarifaire
Traitement par l'Energy Management. Migration Holmium en cours. Standardisation des outputs à venir.
C. Devis & budgets
Application marge, calcul budget CALEX, génération devis Word. Goulot d'étranglement principal.
D. Contrat & signature
Élaboration contrat Word, envoi DocuSign, contrôle ADV, transmission post-signature.
E. Réactualisations
Cycle de vie des cotations. Chaque réactu reprend le flux complet. ×6,5 en moyenne par prospect.
F-G. Dossiers & reporting
Gestion documentaire OneDrive, bascule Prospect→Client, pipeline Excel.
Nos conclusions de faisabilité
Le projet est techniquement faisable et stratégiquement pertinent. Voici notre analyse selon trois axes.
Faisabilité technique
L'intégration avec Holmium (EM) conditionne le niveau d'automatisation. Les API SGE et Ellipro sont accessibles. La stack est compatible avec un moteur de génération de devis/contrats.
Pertinence business
Des gains de temps significatifs identifiés : -55% sur l'élaboration des devis, -30% sur l'initialisation des cotations. L'objectif de doubler les signatures en 2026 est inatteignable sans automatisation.
Capacité d'exécution
Les équipes Mint sont engagées et ont fourni des data dictionnaires détaillés. Dépendance clé : la migration Holmium (2-6 mois) conditionne l'automatisation complète du flux. Prérequis : figer des règles métier claires et aligner les équipes opérationnelles.
Synthèse
Le projet est faisable avec un impact significatif. La priorité absolue est l'automatisation du processus C (devis/budgets) qui concentre l'essentiel des gains. Combiné à la gestion du cycle de vie (E), ces deux leviers P0 représentent plus de 60% du potentiel de transformation.
Constats & réserves
Les points d'attention majeurs issus du cadrage, à intégrer dans la stratégie de mise en œuvre.
CALEX est le goulot d'étranglement n°1
L'outil Excel de calcul (CALEX) ne gère que le mono-site C2/C4, génère des milliers de lignes et impose une saisie 100% manuelle pour le multi-site. Scores de 10/10 sur tous les irritants associés.
Zéro traçabilité sur la marge commerciale
La marge est appliquée "à la calculette". Aucun enregistrement du prix brut EM, de la marge appliquée ni du prix final. Impossible de piloter la rentabilité ou d'analyser la performance commerciale.
Dépendance à la migration Holmium
L'unification des parcours de cotation (C2/C4/C5) dépend de la migration vers Holmium, estimée à 2-6 mois. Tant que cette migration n'est pas finalisée, deux formats de sortie EM coexistent.
Données à confirmer
Le ratio mono/multisite (40/60%), le nombre moyen de PRM par cotation (estimé 7,5), et le taux de deals via courtiers (estimé 50%) sont des estimations Alfred à valider avec l'équipe.
Pression temporelle structurelle
Les prix expirent chaque jour à 16h30. Cette contrainte de marché est incompressible mais amplifie tous les irritants. La course quotidienne est source d'erreurs et de stress pour les commerciaux.
Effet levier : C + E = impact maximal
Les processus C (devis) et E (réactualisations) forment un couple indissociable. Automatiser le devis divise mécaniquement le coût de chaque réactu. C'est le double levier le plus puissant du projet.
L'équipe technique a engagé des développements sur la plateforme EMS pour automatiser la génération du devis-contrat via un système de templating. Ce chantier couvre potentiellement une partie du périmètre étudié. Clarifier les frontières est indispensable pour éviter doublons et incohérences.
Absence de référentiel commun de règles commerciales arbitrées par la direction. Les commerciaux n'ont pas l'autorité pour figer des règles structurantes (DFF au 31/12, nb max de scénarios, types de pricing par défaut). Sans « bible commerciale » validée, le risque est de perpétuer des usages non stabilisés.
Les commerciaux veulent gérer la totalité des cas (multi-durées, DDF/DFF par PRM, tous types de pricing). Les EM soulignent que chaque paramètre ajouté multiplie de manière exponentielle leur charge de travail. Ces tensions doivent être arbitrées en amont.
Les fichiers de cotation C2/C4 et C5 n'ont pas la même structure, les outputs Holmium sont bruts et nécessitent un retraitement manuel. L'unification des fichiers de remise est « en réflexion » mais sans échéance confirmée.
Recommandation Alfred : Un comité réunissant la direction commerciale, l'Energy Management et l'IT doit statuer sur chacun de ces points en amont du démarrage du projet.
Ces cas illustrent la complexité fonctionnelle dès que l'on entre dans le détail des scénarios de cotation. Statuer sur chacun est un prérequis indispensable avant le démarrage.
DFF libres par PRM (date à date) ou alignées au 31/12 ? Le mode date à date ouvre un arbre combinatoire très large et multiplie les fichiers de cotation.
DFF libres par PRM pour répondre aux demandes client
Alignement au 31/12, pratique qui se généralise sur le marché
3 durées × 2 segments = 6 fichiers EM. Avec réactualisations (jusqu'à 10/prospect), la volumétrie peut dépasser 60 fichiers par dossier.
Toutes les combinaisons possibles pour rester compétitif
Coter la durée max (36 mois) et déduire les inférieures
4 combinaisons possibles de restitution de prix. Chaque changement de paramètre implique une recotation EM complète.
Choisir le type de pricing avant envoi à l'EM
Un output unique granulaire, recalculé ensuite dans l'outil
Points complémentaires à clarifier : format d'output Holmium (tous segments), date de mise en production Holmium, faisabilité branchement API Ellipro/Enedis, gestion des rôles et permissions utilisateurs.
Backlog fonctionnel
13 EPICs et 64 User Stories identifiées, priorisées selon leur impact métier et la faisabilité technique.
Moteur de calcul automatique
Réplication des +2 700 formules CALEX. Calcul budget fourniture, acheminement, taxes, TURPE, GO, proratisation multi-années et éligibilité CEE.
Import des cotations sur-mesure
Zone de dépôt des fichiers de cotation EM, parsing automatique C2/C4/C5, validation des données, pipeline de cotation en attente.
Application de la marge commerciale
Marge différenciée par segment (% ou €/MWh), historisation complète prix brut → marge → prix final. Traçabilité 100%.
Génération Devis/Contrat PDF
Génération automatique de N devis/contrat PDF par durée. Intégration API DocuSign pour signature électronique. Levier de gain majeur.
Réactualisations & cycle de vie
Déclenchement réactu en 1 clic, regénération automatique du devis, versioning natif, historique complet du cycle de décision prospect.
Fiches prospect / PRM & suivi
Création prospects, ajout PRM, formulaire structuré, bascule sur grille, envoi demande cotation EM, choix type pricing.
Enrichissement auto des données
Autocomplete Ellipro (SIREN), consultation SGE automatique, récupération historiques de consommation via API.
Import cotations sur grille
Zone d'import de la grille quotidienne (CSV/Excel), application automatique sur les prospects éligibles.
Paramètres réglementaires
Back-office pour gérer les grilles TURPE, taux de taxes, tables NAF/CEE. Migration des tables de référence depuis CALEX.
Utilisateurs & rôles
Gestion des comptes, attribution des rôles (commercial, EM, manager, admin), séparation des accès par interface.
Dashboards & reporting
KPIs commerciaux, taux de conversion, analyse de la distribution des marges par commercial et par segment.
Intégration Holmium
Envoi automatique de demandes de cotation et réception des résultats via API Holmium. Conditionné par la migration côté Mint.
Intégration HubSpot
Création automatique de prospects dans HubSpot, synchronisation bidirectionnelle des statuts, mise à jour pipeline CRM.
Prototype interactif
Aperçu fonctionnel de l'outil Deal-to-Sign tel qu'imaginé lors du cadrage. Naviguez librement dans le prototype ci-dessous.
Gains attendus
Des gains de temps mesurables sur les processus clés, et des bénéfices qualitatifs structurants pour la croissance B2B.
Gains qualitatifs structurants
Traçabilité marge à 100%
Historisation complète prix brut EM → marge appliquée → prix final client. Permet le pilotage de la politique commerciale et l'analyse de rentabilité par deal.
Sécurisation contractuelle
Élimination du risque d'erreur dans les contrats générés sous pression (avant 16h30). Le contrat hérite automatiquement des données du devis validé.
Pipeline fiable en temps réel
Remplacement du fichier Excel de 3 000+ lignes par un pipeline alimenté automatiquement par les événements métier. Vision consolidée pour le management.
Réactualisations quasi-instantanées
Chaque réactualisation (6-7 par prospect en moyenne) passe d'un retour complet au point de départ à une mise à jour fluide en quelques clics.
Scalabilité multi-site
Gestion de prospects avec des centaines de PRM sans surcoût de temps. Le processus est le même qu'il y ait 1 ou 100 compteurs.
Expérience prospect homogène
Devis et contrats professionnels et uniformes, générés par le même moteur quel que soit le commercial, le segment ou la complexité du dossier.
Déclenchement post-signature automatisé
Notifications automatiques vers le Service Client, l'EM et le Marketing dès la signature. Suppression du risque d'oubli sur les 3 emails manuels actuels.
Préparation intégration HubSpot
Les données structurées dans l'outil seront directement compatibles avec une synchronisation HubSpot future, sans travail de reprise.
L'impact principal est de libérer du temps commercial pour la relation client et la prospection, tout en sécurisant les données financières et contractuelles. L'automatisation permet d'absorber la croissance ×2 prévue en 2026 sans augmentation proportionnelle des ressources.
Timeline indicative
Un projet en 5 phases, du kick-off à la mise en production — atterrissage estimé fin juillet 2026.
Si kick-off fin mars (le temps de discuter contrat et réserves) + ~17 semaines de projet : atterrissage estimé fin juillet 2026.